3 scenari per gli organizzatori di eventi per prendere decisioni durante il COVID-19

Anche l’organizzazione delle Olimpiadi di Tokyo 2020 ha dovuto confrontarsi con la crisi generata dal COVID-19 ed è arrivata la decisione di posticipare al 2021 lo svolgimento dei Giochi.

Molti eventi globali sono stati costretti a ripensare alle proprie strategie e, come ci racconta Julius Solaris su Skift, si prospettano per gli organizzatori di eventi tre scenari:

• annullare;
• posticipare;
• spostarsi sul virtuale.

In ognuno dei tre scenari, dobbiamo essere consapevoli che, rispetto alla situazione ante-crisi, dovranno essere purtroppo sopportate delle perdite considerevoli.
Nessun operatore vorrebbe annullare eventi, genera un sentiment ancora più negativo e potrebbe creare una discontinuità difficile da colmare una volta rientrata l’emergenza.
Tuttavia, una dovuta valutazione economica potrebbe portare ad annullare l’evento quando tali perdite risultassero minori o per lo meno più certe rispetto ad ogni altra strategia.
Posticipare è la decisione che in molti stanno prendendo, sebbene vi sia ancora incertezza sui tempi di recupero, atteso che si potrà tornare ad una situazione di normalità in tempi rapidi, con lo scoppio della pandemia in tempi diversi da nazione a nazione e con la speranza che in autunno non riappaia.
Quindi la domanda che ci si deve porre in questo caso è “a quando posticipare”?
La risposta è molto delicata perché implica due ulteriori considerazioni sul grado di rischio che si è in grado di affrontare vista l’incertezza temporale e sul periodo di rescheduling, per evitare sovrapposizioni o contribuire ad infittire il calendario di un pubblico che comunque sarà molto impegnato.
Lo scenario virtuale è quello più certo, meno rischioso e allo stato attuale forse meno remunerativo, ma potrebbe essere un’opportunità per ripensare l’organizzazione dell’evento ed evolvere il modello di business in tempi anche ragionevolmente rapidi. Inoltre, con la diffusione dello smart-working, è decisamente numerosa l’audience business (e non) potenzialmente destinataria di un evento virtuale.

Noi di Twissen registriamo che nel settore degli eventi è opportuno affrontare razionalmente le conseguenze causate dalla crisi sanitaria globale, attraverso una valutazione economica complessiva che tenga conto dei possibili scenari e considerando anche in abbinamento una strategia che consideri velocemente la possibilità di passare, in parte o totalmente, al virtuale.

Francesco Redi

President and founder at Twissen. Manager in Local Development, Tourism Policies,  EU Funds. He cooperates with several European universities, public bodies, development agencies, DMOs and enterprises.